Migration: Google Workspace zu Microsoft 365

Viele Unternehmen starten mit Google Workspace, weil es schnell eingerichtet ist und im Alltag zuverlässig funktioniert. Mit wachsender Mitarbeiterzahl, mehr Office-Dokumenten und steigenden Anforderungen an Zusammenarbeit und Sicherheit stellt sich jedoch häufig die Frage nach einem Wechsel zu Microsoft 365. Eine Migration ist machbar, ohne dass dabei Daten verloren gehen oder der Betrieb stillsteht. Entscheidend ist, dass sie sauber geplant und in der richtigen Reihenfolge durchgeführt wird. In diesem Beitrag erklären wir, warum Unternehmen wechseln, was tatsächlich migriert werden muss, wo die typischen Stolpersteine liegen und wie wir das Projekt ohne Produktionsausfall abwickeln.

Warum Unternehmen von Google Workspace zu Microsoft 365 wechseln

Der häufigste Grund ist die enge Integration mit den Office-Anwendungen. Wer überwiegend mit Word, Excel, PowerPoint und Outlook arbeitet, erlebt mit den Desktop-Apps von Microsoft 365 weniger Formatierungsprobleme als beim Hin und Her zwischen Google Docs und Office-Dateien. Komplexe Excel-Tabellen mit Makros oder anspruchsvolle PowerPoint-Vorlagen bleiben verlässlich erhalten.

Ein zweiter Treiber ist Microsoft Teams als zentrale Plattform für Chat, Videokonferenzen, Telefonie und Dateiablage. Viele Kunden, Partner und Lieferanten nutzen Teams bereits, sodass ein Wechsel die externe Zusammenarbeit vereinfacht.

Drittens geht es um Konsolidierung. Häufig laufen neben Google Workspace noch weitere Einzeltools für Videokonferenzen, Dateifreigabe oder Aufgabenverwaltung. Microsoft 365 bündelt diese Funktionen in einem Paket mit einheitlicher Lizenzierung. Das reduziert die Zahl der Verträge, vereinfacht die Verwaltung der Benutzerkonten und macht Kosten besser planbar. Hinzu kommen die ausgereiften Sicherheits- und Compliance-Funktionen, die sich gerade im KMU-Umfeld zentral steuern lassen.

Was tatsächlich migriert werden muss

Eine Migration ist mehr als das Umstellen der E-Mail. In der Praxis sind mehrere Datenbereiche zu übertragen, die jeweils eigene Anforderungen haben.

• E-Mail: sämtliche Postfächer inklusive Ordnerstruktur, Anhängen und idealerweise auch der gesamten Historie. Hier zählt jede Nachricht, ein Verlust ist nicht akzeptabel.
• Dateien aus Google Drive: persönliche Ablagen und gemeinsame Ablagen werden nach OneDrive beziehungsweise SharePoint überführt. Dabei sind Ordnerstrukturen und Versionsstände zu berücksichtigen.
• Kalender: Termine, Serientermine und geteilte Kalender, damit der Arbeitsalltag nach der Umstellung nahtlos weiterläuft.
• Kontakte: persönliche Kontakte sowie unternehmensweite Kontaktlisten.
• Identitäten und Konten: Benutzerkonten, Gruppen und Berechtigungen. Dieser Punkt entscheidet darüber, wer nach der Migration auf welche Ressourcen zugreifen darf.

Gerade die Identitäten werden oft unterschätzt. Wenn Konten, Gruppen und Zugriffsrechte nicht sauber abgebildet werden, entstehen nach dem Wechsel Lücken, die sich erst im laufenden Betrieb bemerkbar machen.

Die typischen Stolpersteine

Aus unserer Erfahrung treten bei diesem Migrationstyp immer wieder dieselben Schwierigkeiten auf. Wer sie kennt, kann sie vorab entschärfen.

Berechtigungen und geteilte Ablagen

In Google Drive werden Freigaben oft individuell auf Datei- oder Ordnerebene vergeben. Diese feingranularen Berechtigungen lassen sich nicht eins zu eins nach SharePoint übertragen, weil dort ein anderes Berechtigungsmodell gilt. Vor der Migration ist daher eine Bestandsaufnahme nötig, welche geteilten Ablagen es gibt, wer welche Rechte besitzt und wie sich diese Struktur in SharePoint sinnvoll abbilden lässt.

Weiterleitungen, Verteiler und Aliase

Automatische Weiterleitungen, Verteilerlisten und E-Mail-Aliase laufen in Google Workspace oft historisch gewachsen mit. Werden sie bei der Umstellung übersehen, kommen Nachrichten nach dem Wechsel nicht mehr an. Diese Regeln müssen dokumentiert und im neuen System nachgebildet werden.

Ausfallzeit und doppelte Zustellung

Der kritischste Moment ist die Umstellung der Mail-Zustellung über die DNS-Einträge. Wird sie ungünstig getaktet, gehen während der Umstellung Nachrichten verloren oder landen in zwei Systemen. Mit einer geplanten Übergangsphase, in der beide Umgebungen parallel laufen, lässt sich das vermeiden.

Speicherort und Datenschutz

Für viele Unternehmen ist relevant, in welchem Rechenzentrum die Daten liegen. Wir berücksichtigen Datenschutzanforderungen von Beginn an und beraten, welche Konfiguration zu Ihren Vorgaben passt.

Wie wir die Migration ohne Datenverlust und Produktionsausfall durchführen

Wir gehen in klar getrennten Phasen vor, damit der Betrieb durchgehend weiterläuft.

1. Bestandsaufnahme: Wir erfassen Postfächer, Drive-Inhalte, Kalender, Kontakte, Konten, Gruppen, Weiterleitungen und Freigaben. Diese Inventur ist die Grundlage für eine verlustfreie Übertragung.
2. Konzept und Zielstruktur: Wir legen fest, wie Berechtigungen und geteilte Ablagen in OneDrive und SharePoint abgebildet werden, und richten die Microsoft-365-Umgebung mit den passenden Lizenzen ein.
3. Vorab-Synchronisation: E-Mails, Dateien und Kalender werden im Hintergrund übertragen, während die Mitarbeitenden weiterarbeiten. So entsteht keine Unterbrechung.
4. Kontrollierte Umstellung: Die Mail-Zustellung wird in einem definierten Zeitfenster, häufig außerhalb der Geschäftszeiten, umgeschaltet. Eine Delta-Synchronisation überträgt anschließend die in der Zwischenzeit angefallenen Daten nach.
5. Nachbereitung und Sicherheit: Wir prüfen Zugriffe, richten die Endgeräte ein und sorgen dafür, dass die neue Umgebung von Beginn an sicher konfiguriert ist. Wie eine solide Grundkonfiguration aussieht, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Microsoft 365 Security Baseline für KMU.

Wichtig ist auch ein durchdachtes Sicherungskonzept für die neue Umgebung. Microsoft 365 schützt nicht automatisch vor versehentlichem Löschen oder vor Ransomware. Wie ein belastbares Konzept aussieht, erklären wir in unserem Artikel zur 3-2-1-1-Backup-Strategie, ergänzt durch unsere Leistungen rund um Backup und Wiederherstellung.

Begleitung über die Umstellung hinaus

Eine Migration endet nicht mit dem technischen Wechsel. Mitarbeitende brauchen kurze Orientierung, wo sie ihre Dateien und Termine wiederfinden, und administrative Prozesse müssen auf die neue Plattform angepasst werden. Als Managed-IT-Partner begleiten wir Sie auch nach dem Umzug und sorgen dafür, dass Ihre Microsoft-365-Umgebung dauerhaft sicher und aktuell bleibt.

Sie überlegen, von Google Workspace zu Microsoft 365 zu wechseln, und möchten das ohne Datenverlust und ohne Ausfall umsetzen? Lernen Sie unsere Cloud-Leistungen kennen und vereinbaren Sie über unser Kontaktformular ein unverbindliches Erstgespräch. Wir prüfen Ihre aktuelle Umgebung und schlagen einen Migrationsplan vor, der zu Ihrem Betrieb passt.