Microsoft-365-Rollout für ein Architekturbüro mit Plan-CAD-Anbindung.

Architektur- und Planungsbüros arbeiten projektbezogen, standortübergreifend und mit großen Dateien – ein Umfeld, in dem eine gewachsene, heterogene IT schnell zur täglichen Reibung wird. Für ein Architekturbüro mit 35 Mitarbeitenden haben wir ein komplettes Microsoft-365-Setup umgesetzt: projektbezogene SharePoint-Bibliotheken, strukturierte Teams-Kanäle, eine Anbindung der Plan-CAD-Arbeit und eine durchgängige Absicherung über Conditional Access. Zwei lokale Server wurden dabei überflüssig.

Die Ausgangslage: jede Insel für sich

Die IT war über die Jahre aus Einzellösungen zusammengewachsen: ein eigener Mailserver, lokale Fileshares an den Standorten, dazu eine Mischung aus alten und neuen Lizenzen. Die Zusammenarbeit über Standorte hinweg war mühsam – wer am anderen Standort an einem Projekt mitarbeiten wollte, kämpfte mit VPN, langsamen Zugriffen und der Frage, wo die jeweils aktuelle Planversion liegt. Für ein Büro, dessen Wertschöpfung in der gemeinsamen Arbeit an Projekten besteht, war das eine spürbare Bremse.

Warum Microsoft 365 für ein Planungsbüro passt

Die Anforderungen eines Architekturbüros treffen genau den Kern dessen, wofür eine moderne Microsoft-365-Umgebung gemacht ist: gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, projektbezogene Ablage mit klaren Berechtigungen, standortunabhängiger Zugriff und sichere Anmeldung. Statt jeden Baustein einzeln zu betreiben, liefert die Plattform ein integriertes Fundament. Die Kunst liegt nicht in der Lizenz, sondern in der sauberen Einrichtung und Strukturierung – damit aus dem Werkzeug ein gelebter Arbeitsplatz wird.

Unser Vorgehen: Struktur vor Migration

Bevor die erste Mailbox umzog, stand das Zielbild. Das Projekt lief in klaren Schritten:

1. Informationsarchitektur. Gemeinsam haben wir festgelegt, wie Projekte abgebildet werden: eine SharePoint-Struktur, in der jedes Projekt seine eigene Bibliothek mit definierten Berechtigungen erhält, statt unübersichtlicher Fileshares.
2. Migration der Postfächer. 35 Postfächer wanderten kontrolliert nach Exchange Online – inklusive Kalender, Kontakten und Historie, ohne Datenverlust und ohne langen Stillstand.
3. Teams-Kanäle pro Projekt. Kommunikation und Ablage wurden zusammengeführt: Jedes Projekt hat seinen Teams-Bereich, in dem Chat, Dateien und Besprechungen an einem Ort liegen.
4. Plan-CAD-Anbindung. Die Arbeit mit großen Plan- und CAD-Dateien wurde so angebunden, dass sie zuverlässig und performant aus der neuen Umgebung heraus funktioniert – der eigentliche Knackpunkt bei Planungsbüros.
5. Conditional Access. Den Abschluss bildete die sichere Anmeldung: Zugriff nur von bekannten, konformen Geräten mit Multi-Faktor-Authentifizierung – Teil unseres Verständnisses von IT-Sicherheit.

35 Mailboxen, 120+ Projekte, zwei Server weniger

Die Eckdaten fassen die Umstellung zusammen: 35 migrierte Postfächer, inzwischen über 120 Projekte sauber strukturiert in SharePoint und zwei abgeschaltete On-Premises-Server. Letzteres ist mehr als eine Zahl – jeder eingesparte Server bedeutet weniger Wartung, weniger Stromverbrauch, weniger Sicherheitsrisiko und keine Sorge mehr um den nächsten Hardware-Lebenszyklus.

Das Ergebnis: ein Büro, das standortübergreifend wie an einem Tisch arbeitet

Heute greifen alle Mitarbeitenden – unabhängig vom Standort – sicher auf dieselbe, aktuelle Projektablage zu. Die gemeinsame Arbeit an Plänen und Dokumenten funktioniert ohne VPN-Umwege, neue Projekte werden nach einem klaren Muster angelegt, und die Verwaltung der lokalen Server entfällt. Das Büro hat damit nicht nur Technik modernisiert, sondern seine Arbeitsweise – die IT unterstützt jetzt die projektbezogene Zusammenarbeit, statt ihr im Weg zu stehen.

Was dieses Projekt zeigt

Eine Microsoft-365-Einführung steht und fällt nicht mit der Migration, sondern mit der Struktur dahinter. Wer zuerst die Informationsarchitektur durchdenkt und das System auf die tatsächliche Arbeitsweise zuschneidet, bekommt eine Plattform, die im Alltag tatsächlich genutzt wird – und kann lokale Server guten Gewissens abschalten. Arbeiten Sie projektbezogen über mehrere Standorte und kämpfen mit gewachsener IT? Sprechen Sie uns über unser Kontaktformular an oder sehen Sie sich weitere Referenzen an.