Power-Automate-Workflows ersetzen 14 Excel-Listen im Handelsbetrieb.

In fast jedem gewachsenen Unternehmen gibt es sie: die Excel-Liste, die per E-Mail wandert, von der niemand sicher weiß, welche Version gerade aktuell ist. Bei einem Großhandelsunternehmen waren es gleich 14 solcher Listen, die Auftrags-, Lieferanten- und Reklamationsdaten zusammenhielten. Mit Power Automate und SharePoint haben wir diese manuellen Listen abgelöst, Genehmigungen in Microsoft Teams verlagert und so eine einzige verlässliche Datenquelle geschaffen. Die Prozessautomatisierung spart heute rund 22 Stunden manuelle Arbeit pro Woche.

Die Ausgangslage: 14 Listen, eine Frage – „welche gilt?"

Die Daten lebten in Excel-Dateien, die zwischen Einkauf, Vertrieb und Lager hin- und hergeschickt wurden. Jede Abteilung pflegte ihren Stand, Änderungen gingen per Mail, und regelmäßig existierten mehrere „aktuelle" Versionen parallel. Das kostete nicht nur Zeit, sondern führte zu echten Fehlern: doppelt bearbeitete Reklamationen, übersehene Genehmigungen, veraltete Lieferantendaten. Niemand konnte verlässlich sagen, welche Datei die gültige war. In einem Handelsbetrieb, wo Margen schmal und Durchlaufzeiten entscheidend sind, ist das ein teurer Reibungsverlust.

Warum Automatisierung – und nicht „nur" eine neue Software?

Die naheliegende Idee wäre eine große, neue Branchensoftware gewesen. Doch oft liegt die Lösung näher: Die meisten dieser Unternehmen besitzen mit ihren Microsoft-365-Lizenzen bereits die Werkzeuge, um Prozesse zu digitalisieren – sie nutzen sie nur nicht. Power Automate, SharePoint und Teams greifen nahtlos ineinander. Statt eines teuren Systemwechsels haben wir das vorhandene Fundament genutzt und die Prozesse darauf abgebildet. Diesen pragmatischen Ansatz verfolgen wir grundsätzlich bei der Prozessautomatisierung und der Arbeit mit Microsoft-365-Business-Apps.

Unser Vorgehen: erst verstehen, dann automatisieren

Ein verbreiteter Fehler ist es, einen schlechten Prozess einfach zu digitalisieren – dann läuft er nur schneller falsch. Wir sind anders vorgegangen:

• Prozesse aufnehmen. Gemeinsam mit den Fachabteilungen haben wir die 14 Listen und die dahinterliegenden Abläufe dokumentiert: Wer erfasst was, wer braucht welche Information, wo wird genehmigt?
• Datenmodell in SharePoint. Aus den Excel-Listen wurden strukturierte SharePoint-Listen – mit definierten Feldern, Berechtigungen und einer einzigen, gemeinsam genutzten Quelle. Versionschaos per Mail entfällt.
• Abläufe mit Power Automate. Wiederkehrende Schritte – Benachrichtigungen, Statusänderungen, Weiterleitungen – laufen jetzt automatisiert. Was vorher Handarbeit war, passiert im Hintergrund.
• Genehmigungen über Teams. Freigaben kommen als Adaptive Card direkt in Microsoft Teams. Eine Genehmigung ist ein Klick, nachvollziehbar protokolliert – kein verlorener Mail-Thread mehr.

14 Listen ersetzt, 22 Stunden pro Woche gewonnen

Die Eckdaten zeigen den Effekt: 14 Excel-Listen wurden durch eine zentrale Lösung ersetzt, rund 22 Stunden manuelle Arbeit pro Woche fallen weg, und es gibt nur noch eine Quelle der Wahrheit. Die gewonnene Zeit ist dabei nur der sichtbarste Teil des Nutzens – mindestens ebenso wertvoll ist die gesunkene Fehlerquote und die Tatsache, dass jeder Beteiligte jederzeit auf den aktuellen, korrekten Stand zugreift.

Das Ergebnis: ein Betrieb, der sich auf seine Daten verlässt

Heute arbeiten Einkauf, Vertrieb und Lager auf derselben Datenbasis. Genehmigungen sind schnell und dokumentiert, Reklamationen werden nicht mehr doppelt bearbeitet, und die wöchentliche „Welche-Version-gilt"-Frage ist verschwunden. Das Schöne daran: Die Lösung wächst mit. Weitere Abläufe lassen sich nach demselben Muster ergänzen, ohne neue Lizenzkosten – das Fundament steht.

Was dieses Projekt zeigt

Digitalisierung im Mittelstand muss nicht mit einem teuren Systemwechsel beginnen. Sehr oft steckt der größte Hebel in den Werkzeugen, die ohnehin schon lizenziert sind – man muss sie nur richtig einsetzen und vorher den Prozess verstehen, statt ihn nur zu beschleunigen. Wandern bei Ihnen auch Excel-Listen per Mail durchs Haus? Wir zeigen Ihnen, wo sich Automatisierung lohnt – sprechen Sie uns über unser Kontaktformular an oder sehen Sie sich weitere Referenzen an.